Vous n’avez jamais utilisé Excel ? J’ai décidé de rédiger cet article qui s’adresse particulièrement aux débutants ! L’objectif étant de poser les bases pour un premier abord.
Dans cette introduction, j’aborderai donc dans un premier temps le vocabulaire propre à Excel, avant de vous faire découvrir l’interface classique du tableur ainsi que les différentes formes du curseur.
Notez que j’utilise ici une version Microsoft Office Excel 2019 dans l’ensemble des captures d’écran. L’interface n’étant pas forcément la même d’une version à l’autre, mais les notions restent similaires.
Vocabulaire d’Excel
Commençons par définir quelques termes de vocabulaire spécifiques à Excel, que nous visualiserons ensuite à travers l’interface.
Classeur
Un Classeur Excel (Workbook en anglais) est un fichier composé d’une ou plusieurs Feuilles de calcul.
Feuille de calcul
Une Feuille de calcul (Worksheet en anglais) est une page, au sein d’un Classeur Excel, qui se compose d’un ensemble de cellules réparties en lignes numérotées et en colonnes lettrées.
Cellule
Une Cellule Excel (Cell en anglais) correspond, au sein d’une Feuille de calcul, à l’intersection d’une ligne chiffrée et d’une colonne numérotée.
Au sein de la matrice de lignes et de colonnes, chaque cellule a sa propre adresse qui correspond à sa lettre de colonne et son numéro de ligne (par exemple B6 pour la cellule se trouvant à l’intersection de la colonne B avec la ligne 6). Cette adresse est également visible dans la Zone d’Adresse (Name Box en anglais) de l’interface d’Excel.
Plusieurs cellules peuvent être sélectionnées simultanément, on parle alors de Plage de Cellules (Range en anglais) – dans ce cas l’adresse de cette plage est déterminée par l’adresse de première cellule dans le coin en haut à gauche, ainsi que l’adresse de la dernière cellule dans le coin en bas à droite, ces deux adresses séparées par la caractère de ponctuation des deux petits points (par exemple A1:B2 comprendra les cellules A1, A2, B1, B2).
Les Cellules permettent d’entrer des valeurs ou des formules afin de réaliser des calculs.
Barre de Formule
La Barre de Formule affiche le contenu de la Cellule sélectionnée. Il peut s’agir d’une Valeur ou d’une Formule.
Différence entre Formule et Fonction
Petite clarification entre Formule Excel et Fonction Excel puisque les deux termes sont parfois utilisés de manière interchangeable.
Une Formule correspond à toute entrée faite dans la Barre de Formule commençant par le signe « = ».
Tandis qu’une Fonction correspond à une logique de calcul pré-définie qui prend un ou plusieurs arguments en entrée pour fournir en retour un résultat (par exemple la fonction SOMME prendra un ou plusieurs arguments numériques pour en retourner la somme). Une Fonction sera donc utilisée au sein d’une Formule.
Comprendre l’Interface d’Excel
Visualisons maintenant la composition de l’Interface d’Excel avec une courte explication de chacun de ses composants principaux.
Cellule : Comme défini précédemment, les cellules correspondent à l’intersection d’une colonne et d’une ligne. Elles composent une feuille de calcul et permettent d’entrer des valeurs ou de réaliser des calculs.
Cellule Active : Une cellule active correspond à la cellule actuellement sélectionnée. Celle ci sera entourée d’une bordure épaisse et sa lettre de ligne et son numéro de colonne seront mis en surbrillance. Cela s’applique aussi lorsque l’on sélectionne une plage de plusieurs cellules, une ligne ou une colonne entière.
Plage de cellules : Il s’agit d’une sélection de plusieurs cellules adjacentes.
Ligne : Comme son nom l’indique, il s’agit d’une ligne entière composée de cellule au sein d’une feuille Excel, chaque ligne est identifiée par un Numéro de Ligne.
Colonne : De même, il s’agit d’une colonne entière composée de cellules au sein d’une feuille de calcul, chaque colonne sera quant à elle identifiée par une Lettre de Colonne par ordre alphabétique, ou une combinaison de lettre une fois Z passé (Z, AA, AB, etc…).
Zone d’Adresse/Zone de Nom : Il s’agit de la zone où apparait l’adresse de la cellule active (ou de la première cellule d’une plage de cellules sélectionnée si cette plage n’est pas nommée). Cette Adresse est composée de la lettre de colonne et du numéro de ligne auxquels se situe la cellule. Il est possible de nommer une cellule ou une plage de cellule via cette Zone d’Adresse en y entrant le nom souhaité – malgré cela une cellule gardera tout de même sa référence Lettre/Numéro en plus du nom donné. Le nommage s’avère utile dans des applications plus avancées avec formules ou programmation VBA.
Barre de Formule : Il s’agit de la zone dans laquelle on entrera une valeur ou une formule pour la cellule active.
Nom du classeur : Il s’agit de la zone où apparait le nom de fichier du classeur Excel.
Onglets Feuilles de Calcul : Cette zone répertorie l’ensemble des feuilles de calcul au sein du classeur Excel. Il suffit de cliquer sur l’une des Feuilles de calcul pour l’activer.
Feuille de Calcul Active : Il s’agit de la feuille de calcul actuellement selectionnée, dont les cellules sont affichées.
Ajouter une Feuille de Calcul : Ce bouton permet de créer une nouvelle feuille de calcul au sein du classeur Excel.
Défilement Feuilles de Calcul : Les boutons de défilement des feuilles de calcul s’activent lorsque le nombre d’onglets de feuilles de calcul est élevé et qu’il n’y a plus assez d’espace pour faire appraitre l’ensemble des onglets sur l’interface. Les flèches de défilement permettre alors de se déplacer au sein des onglets masqués.
Gestion du Zoom : La Gestion du Zoom permet tout simplement de gérer le facteur de zoom avant ou arrière sur la feuille active.
Barre de défilement horizontal : La barre de défilement horizontal permet de se déplacer dans la feuille de calcul de gauche à droite.
Barre de défilement vertical : La barre de défilement vertical permet quant à elle de se déplacer au sein de la feuille de calcul de haut en bas.
Raccourcis Rapides : Il s’agit ici de la barre de raccourcis rapides personnalisables. Par défaut, on y retrouve la sauvegarde du fichier, annuler une action, ou rétablir une action annulée.
Formes du Curseur dans Excel
Pour finir, identifions les types de curseurs les plus basiques rencontrés dans Excel.
Sélectionner une Cellule, une Ligne ou une Colonne
Au sein d’une feuille Excel, le curseur de la souris se transforme en une croix blanche lorsque l’on survolle les cellules. Il s’agit tout simplement du curseur de sélection, il suffit alors de faire un clic gauche afin de sélectionner la cellule souhaitée, ce qui aura pour effet d’entourer celle-ci de la bordure de cellule active et de mettre le numéro de ligne et la lettre de colonne correspondante en surbrillance.
Il est également possible de garder le clic gauche enfoncé et de déplacer la souris pour sélectionner une plage de cellules.
Pour sélectionner entièrement une ligne ou une colonne de la feuille de calcul, il suffit de se positionner avec le curseur de la souris sur le numéro de ligne ou la lettre de colonne, le curseur se transformera alors en une flèche noire, un clic gauche aura pour effet de sélectionner la ligne ou colonne souhaitée et d’entourer de la bordure de cellule active l’ensemble des cellules comprises, il s’agira donc d’une plage de cellule active.
Déplacer une Cellule
Pour déplacer une cellule, ou une plage de cellules, il suffit, après l’avoir sélectionnée, de placer le curseur de la souris sur l’une des bordures de cellule active (mais pas sur le petit carré de l’angle inférieur droit), c’est un curseur en forme de croix fléchée en toute direction qui apparaitra. Il suffit alors de réaliser un clic gauche sans le relacher, puis de déplacer la cellule, ou plage de cellules, vers le nouvel emplacement souhaité.
Étendre une Cellule
Pour étendre une cellule, et ainsi appliquer ses propriétés à d’autres cellules adjacentes, qu’il s’agisse d’une formule, d’une valeur ou d’un format, il suffit, après avoir sélectionné celle-ci, de positionner le curseur de la souris sur le carré qui apparait à l’angle inférieur droit de la cellule active, puis de réaliser un clic gauche sans le relacher, et de déplacer dans la direction souhaitée. Ceci ne fonctionne que sur une direction à la fois.
Modifier la Taille d’une Ligne ou Colonne
Si l’on souhaite agrandir ou réduire la largeur d’une colonne ou la hauteur d’une ligne, il faudra positionner le curseur sur la bordure qui sépare cette colonne, ou ligne, le curseur en forme de croix fléchée à gauche et à droite apparaitra, on fera ensuite un clic gauche sans le relacher afin de déplacer la souris dans le sens souhaité pour agrandir ou réduire la taille. A noter qu’il est possible de sélectionner un ensemble de lignes ou de colonnes afin de changer leur taille également.
Pour aller plus loin dans votre apprentissage d’Excel, vous pouvez consultez mon article sur les Opérateurs Arithmétiques, Concaténation et Référence et celui sur les Opérateurs De Comparaison d’Excel.